初めての異業種交流会｜服装・持ち物・名刺・到着時間まで完全ガイド
こんばんはWonder+鈴木です。今日は初めてガイドです。
「異業種交流会に初めて参加するけれど、何を持っていけばいい？」「服装はスーツのほうがいい？」「何分前に到着すればいい？」
こんな疑問に交流会運営歴20年以上の私がお答えします。
今回は、これから初めて異業種交流会やビジネス交流会に参加する方に向けて、服装や持ち物、名刺の枚数、会場への到着時間など、参加前に知っておきたいポイントをまとめてみました。
難しい準備は必要ありません。
ただ、ほんの少し準備しておくだけで、当日の気持ちにも余裕が生まれます。
一番大切なのは「身だしなみ」
まず、何より大切だと思うのが身だしなみです。
「異業種交流会だからスーツで行かなければいけない」という意味ではありません。カジュアルな交流会であれば、ジャケットにシャツ、きれいめの私服などでも十分です。
大切なのは、服装そのものよりも清潔感があること。
髪型、服のシワ、靴、爪など、相手から見たときの第一印象を少し意識してみてください。
そしてもう一つおすすめしたいのが、普段より少しだけ気持ちを上げて会場へ向かうことです。
知らない人ばかりの場所なので、緊張するのは当然です。
でも、下を向いて会場に入るよりも、「今日はどんな人に会えるかな」くらいの明るい気持ちで入ったほうが、自然と表情も良くなります。
異業種交流会では、最初の数秒の印象が案外大切です。
名刺忘れはできるだけ避けたい
異業種交流会の持ち物で、最も忘れてほしくないのが名刺です。
せっかく話が盛り上がって、
「では、名刺交換しましょう」
となったときに、
「すみません、名刺を切らしちゃいまして……」
となると、ちょっと微妙な空気になることがあります。
最近はSNSやスマートフォンで連絡先を交換することも増えていますが、ビジネス交流会では、やはり名刺交換が基本となる場面が多くあります。
名刺の枚数は、通常規模の異業種交流会なら30枚程度、参加者が多い大型イベントなら50枚程度持っていけば安心でしょう。
「30枚も使わないだろう」と思っていても、話が盛り上がって次々と紹介されたり、予想以上に多くの方と名刺交換したりすることがあります。
名刺入れだけではなく、予備をバッグの中に入れておくのもおすすめです。
スマートフォンも立派な交流ツール
携帯電話、特にスマートフォンも忘れないようにしましょう。
連絡先を交換するだけではなく、その場の会話にもかなり使えます。
例えば、自分が携わった商品や店舗の写真、過去のプロジェクト、イベントの様子、制作物など。
「こんな仕事をしています」と言葉だけで説明するより、写真を1枚見せたほうが一瞬で伝わることがあります。
そこから、
「これ面白いですね」
「どこでやっているんですか？」
「こういう仕事もされているんですね」
と、思わぬ方向に話が広がることもあります。
仕事に関係する写真や動画がある方は、すぐに表示できるようにしておくと、ちょっとした話のネタになります。
参加費は現金も用意しておこう
最近はキャッシュレス決済も増えていますが、異業種交流会では、まだ参加費を現金で支払うイベントも多くあります。
参加費が2,000円なら2,000円、3,000円なら3,000円というように、できればお釣りが出ないように準備しておくと受付がスムーズです。
主催者側としても助かりますし、後ろに受付待ちの参加者が並んでいる場合にもスマートです。
もちろんイベントによって支払い方法は異なりますので、申込ページを事前に確認しておきましょう。
会場の場所はGoogleマップで事前確認
これはかなり大切です。
「駅から徒歩5分だから大丈夫」と思っていても、初めて行く場所の場合、ビルの入口が分からなかったり、駅の出口を間違えたりすることがあります。
特に東京、大阪、名古屋などの大きな駅では、出口を間違えただけでかなり遠回りになることもあります。
前日か当日の出発前にGoogleマップで会場を確認して、どの出口から向かうのか、どのビルなのかくらいは把握しておきましょう。
建物名まで覚えておけば、かなり安心です。
到着は「10分前」くらいがおすすめ
異業種交流会には、開始時刻の10分前くらいに到着するのがちょうど良いと思います。
遅刻はもちろん避けたいところですが、実は早すぎる到着もおすすめしません。
主催スタッフが会場設営をしていたり、受付の準備をしていたりするため、30分以上前に来られると、まだ参加者を迎えられる状態になっていないことがあります。
早く着いてしまった場合は、近くのカフェなどで少し時間を調整するのも良いでしょう。
反対に、開始してから遅れて入ってくると、主催者だけではなく、周囲の参加者から見てもあまり良い印象にはなりません。
時間に余裕を持って会場周辺まで来て、開始10分前くらいに受付をする。
このくらいが一番スマートです。
チラシやパンフレットも使い方次第
自社の商品やサービスを紹介するチラシ、パンフレットなどがあれば、持参しても良いでしょう。
会話の中で、
「それ、詳しく見てみたいです」
となったときに渡せる資料があると、むしろ喜ばれるケースもあります。
ただし、参加者全員に一方的に配るような使い方はおすすめしません。
交流会によっては宣伝物の配布にルールを設けている場合もあるため、分からなければ主催者に確認してみてください。
そして、渡したチラシがテーブルに置き忘れられていても、あまり落ち込まないこと。
これ、交流会では案外あります。
興味がなかったとは限りません。単純に持って帰るのを忘れただけかもしれませんので、あまり気にしないようにしましょう。
トイレや化粧直しは会場に入る前に
できればトイレも、駅や会場周辺で事前に済ませておくことをおすすめします。
参加人数の多いビジネス交流会の場合、開始直前になると会場の化粧室が混雑することがあります。
女性の場合は化粧直しなども含めて、できるだけ受付前に済ませておくと安心です。
開始直前になって、
「トイレが混んでいて間に合わない！」
となるよりも、駅などで済ませてから会場へ向かったほうが気持ちにも余裕ができます。
番外編：受付では名前をはっきり伝えよう
ここで、交流会を運営している側から一つだけお願いがあります。
受付では、自分の名前をはっきり、少し大きめの声でスタッフに伝えてください。
実際に受付をしていると、
「お名前をお願いします」
「……です」
「すみません、もう一度お願いします」
「……です」
「あ、もう一度だけお願いします……」
なんてことが、意外とあります。
参加者が多い異業種交流会では、受付周辺もかなりにぎやかです。周囲の話し声などで、普段より名前が聞き取りにくいこともあります。
特に名字には似た響きのものもありますし、スタッフは予約者リストと照合しながら受付をしています。
最初から、
「こんにちは、予約した○○です！」
とはっきり伝えてもらえると、受付をしている側としては、とてもうれしいです。
ほんの小さなことですが、受付も参加者と主催者が最初に顔を合わせる場所。
明るく名前を伝えるところから、その日の交流のテンションを整えていきましょう。
最後に、鏡を一度見てから会場へ
会場に到着する直前に、最後に一度だけ自分の姿を鏡で確認してみてください。
髪型は大丈夫か。
服装は乱れていないか。
名刺は持ったか。
スマートフォンはあるか。
そして最後に、自分の表情も確認してみましょう。
異業種交流会では、特別な会話術や人脈づくりのテクニックよりも、明るく清潔感のある雰囲気で「こんにちは」と挨拶できることのほうが、ずっと大切だと思います。
名刺30枚、スマートフォン、参加費、必要ならチラシ。
会場の場所を確認して、トイレや化粧直しも済ませて、10分前に到着する。
ここまで準備できていれば十分です。
そして会場に入る前に、鏡でもう一度自分の姿を確認するくらいの余裕を持っておく。
あとは少しだけ気持ちを上げて、会場の扉を開けてみてください。
初めての異業種交流会だからこそ、「今日はどんな人と出会えるかな」と楽しむくらいの気持ちで参加するのが、案外一番良いのかもしれません。
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この記事を書いた人：鈴木雅央
株式会社ウィルコミュニケーションズ取締役。大学卒業後、大手飲料メーカー経理部に6年間勤務。その後、株式会社ウィルコミュニケーションズの創業期から参画し、20年以上にわたり北海道エリアのイベント事業を担当。婚活パーティー、街コン、異業種交流会、結婚相談所など、人と人をつなぐイベントを数多く企画・運営しています。本コラムでは、実際の現場で感じた札幌の異業種交流会・ビジネス交流会の魅力をお伝えしています。